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電話

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電話を受ける(基本)
電話を受けるときのあいさつ 「もしもし、△△社です。」
  • 「はい、△△社でございます。」
  • 「おはようございます。△△社でございます。」
電話を取るのに時間がかかった 「はいはい、△△社です。」
  • 「お待たせしました。△△社でございます。」
  • 「大変お待たせいたしました。△△社でございます。」
部署名を名乗る 「こちら△△社口口部です。」
  • 「はい、△△社口口部です。」
  • 「はい、△△社口口部でございます。」
相手が名乗った 「お世話様です。」
  • 「お世話になっております。」
  • 「大変お世話になっております。」
存在している担当者に外線電話を取り次ぐとき 「吉田課長ですね。少々お待ちください。」 「(課長の)吉田ですね、少々おまちください。」
担当者名の確認 「吉田様でございますね」 「吉田様でいらっしゃいますね。」
担当者が不在のとき 「すみません、吉田は外出中です」 「吉田はあいにく外出中で、戻りは17時ごろの予定です」
担当者が休みのとき 「吉田はお休みをいただいております」 「吉田は休みをとっております」
担当者は社内にいるが在席してはいないとき 「いまトイレに行っています」 「ただいま席をはずしております。」
担当者がすでに退出したとき 「きょうは、もう帰りました」 「本日は失礼させていただきました」
担当者が直帰したとき、直帰の予定のとき 「きょうは直帰です」 「外出しておりまして、本日は社に戻らない予定です」
担当者が遅刻しているとき 「〇〇線の事故のため、出社が遅れております」 「吉田は、本日は立ち寄りのため、10時ごろ出社する予定でございます」
電話番号を教えてもらうとき 「お電話番号を頂戴してもよろしいでしょうか？」 「お電話番号をお聞かせいただけますか」
受付ができないとき 「今は受け付けはできかねます。」 「今は受け付けは致しかねます。」
電話を受ける(応用)
即答できない問い合わせなどの電話を受けたとき 「すぐにはわからないので、しばらくお待ちください」 「確認後に折り返し担当部署からお電話いたします」
相手の言っていることが聞きとりにくいとき 「すみません、もう少し大きな声でお願いします」
  • 「少しお電話が遠いようなのですが」
  • 「お電話が遠いようでございます。」
  • 「恐れ入ります。お電話が遠いようでございます。」
  • 「受話器の調子がよくないようでございます。」
担当者は不在だが、相手が急いでいる様子のとき 「どのようなご用件でしょうか」 「差し支えなければ、ご用件を承りますが」
担当者は不在でかわりに用件を聞く 「ちなみに何のご用ですか?」
  • 「どのようなご用件でしょうか?」
  • 「どのようなご用件でいらっしゃいますか?」
相手が「吉田と言えば分かるから」と社名などを言わないとき 「吉田様」だけではお取次ぎできません。 「社名をお聞きしないと取り次げない決まりでして」
折り返し電話すると伝え、先方が連絡先を告げたとき 「はい、吉田に申し伝えます」
  • 「念のため、電話番号を復唱いたします。」
  • 「念のため復唱させていただきまあす。」
伝言を受けたとき、折り返し電話する旨の約束をしたとき 「かしこまりました」
  • 「かしこまりました。わたくし、山田が承りました」
  • 「かしこまりました。わたくし、山田が確かに承りました」
電話をかけようと思っていた相手から電話が入ったとき 「私からも○○の件についていいですか」 「いただいたお電話で失礼ですが」
名指し相手が自分だったとき 「はい、僕です。」 「はい、私〇〇でございます。」
自分の携帯に直接電話がかかってきたとき 「はい、もしもし」 「はい、〇〇でございます。」
急ぎの案件があるのでかけ直したいとき 「すみません、あとでまた電話します。」 「申し訳ありませんが、後ほどお電話します。」
同僚、上司の身内から電話がかかってきたとき 「いつも〇〇(呼び捨て)にはお世話になってます。」 「いつも××さんにはお世話になっております。」
伝言内容を確認するとき 「〇〇の件ってことでいいですよね?」 「〇〇の件でよろしいでしょうか?」
電話をかける(基本)
個人宅にかけるとき 「奥様ですか？」 「芳美さんはいらっしゃいますでしょうか？」
立場がかなり上の人に電話をかけるとき 「先生はいらっしゃいますか」 「恐縮ですがお電話までお願いいたします」
相手が電話に出たとき 「さっそくですが、〇〇の件について」 「いま、お話ししてもよろしいでしょうか」
同じ日に同じ相手に二度以上電話するとき 「佐藤さんお願いします」 「たびたび恐れ入れいりますが」
電話をかけなおしたとき 「さっき電話したんですが、××さん会議終わりました?」
  • 「先ほどお電話した○○でございますが、××様はお戻りになりましたか?」
  • 「先ほどお電話した○○でございますが、××様はお戻りになりましたでしょうか?」
担当者が電話に出た 「どうも、〇〇ですけど今話せますか?」
  • 「○○〇でございますが、今お話ししてもよろしいですか?」
  • 「○○でございますが、今お話しさせていただけますでしょうか?」
折り返しの電話であることを伝える 「電話もらったみたいなんですが〇〇さんいらっしゃいますか?」
  • 「お電話をいただきましたが、〇〇さんはいらっしゃいますか?」
  • 「お電話をいただきましたが、〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?」
電話をかける(応用)
こちらから電話をかけががら、ゆっくり話す時間がないとき 「〇〇の件について」 「あわただしくて申し訳ありません」
始業から間もなくの時間に電話するとき 「おはようございます」 「朝早くから申しわけありません」
いつも電話ばかりでなかなか会えないとき 「○○の件ですが」 「いつも電話ばかりで失礼しております。」
昼休み中や、終業時間を過ぎて電話するとき 「こんにちは」 「時間外のお電話で恐縮です」
夜9時以降に電話するとき 「こんばんわ」
  • 「夜分おそくに申しわけありません」
  • 「夜分失礼します」
  • 「夜分恐れ入ります」
仕事相手の自宅に電話するとき、休日に電話するとき 「○○さんのお宅でしょうか」 「お休みのところ、まことに申し訳ありません」
電話が途中で切れてしまったとき 「電話、切れちゃいましたね」 「先ほどはたいへん失礼しました」
相手が電話中だが、すぐ終わりそうだと言われた 「待たせてもらっていいですか?」
  • 「待たせていただいてもよろしいですか?」
  • 「待たせていただいてもよろしいでしょうか?」
誰から電話があったかがわからない 「さっき私に電話をくれた人いらっしゃいません?」
  • 「先ほどお電話をくださった方はいらっしゃいませんか?」
  • 「先ほどお電話をくださった方はいらっしゃいませんでしょうか?」」
電話に出られなかったことを謝罪する 「すみません、席をはずしていたもので…。」
  • 「席をはずしており申し訳ありません。」
  • 「席をはずしており申し訳ございません。」」
途中で電話が切れてしまい、かけ直した 「なんか切れちゃいましたね。」
  • 「失礼しました。切れてしまいました。」
  • 「大変失礼いたしました。切れてしまいました。」
電話の取次ぎ
担当者に取り次ぐとき 「ちょっとお待ちください。?」 「少々お待ちください。」
担当者不在の確認に時間がかかったとき 「待たせてごめんなさい。」
  • 「お待たせして申し訳ありません。」
  • 「お待たせして申し訳ございません。」
担当者が不在のときの折り返し電話 「○○は不在です。」 「折り返しお電話させます。」
担当者が不在のときの折り返し電話 「折り返し電話したほうがいいですか?」 「折り返しお電話いたしましょうか?」
担当者が不在のとき(戻り時間が分かる) 「14時まで打ち合わせに入ってるみたいで…」
  • 「14時まで打ち合わせとのことです。」
  • 「14時まで打ち合わせとのことでございます。」
担当者が別の電話に対応していた 「他の電話に出てるみたいです。」 「別の電話に出ております。」
担当者が外出している 「〇〇は、今日外に出ておりまして…」 「〇〇は、本日は外出しておりまして…」
担当者の戻り時間を伝える 「たぶん15時には戻ると思うんですけど。」 「15時には戻る予定でございます。」
担当者があさってまで出張だった 「〇〇は、あさってまで名古屋に出張ですね。」 「〇日に出勤いたします。」
担当者が休みだった 「今日〇〇は体調不良でお休みです。」
  • 「本日〇〇は休んでおります。」
  • 「本日〇〇は休みを取っております。」
担当者が異動·退職していた 「もう〇〇はこの部署(会社)にいないんですよ。」 「〇〇はこちらの部署にはおりません。」
別の部署あての電話がかかってきたとき 「ここは担当部署じゃないんで、かけ直してもらえますか?」 「部につなぎますので、お待ちください。」
自分では返答ができないとき(1) 「わかりません」 「わかりかねますので、担当者にかわります」
自分では返答ができないとき(2) 「私にはわかりません」 「後日、専門セクションからお返事させます」
トラブルなど緊急事態で担当者が不在のとき 「○○は不在です」 「○○の携帯番号をお伝えいたしますが」
たまたま電話を取った人に伝言を依頼するとき 「伝言をお願いできますか」
  • 「おことづてをお願いしたいのですが」
  • 「吉田さんに伝言をお願いしたいのですが」
電話で伝言を頼まれた時 「申し伝えます」 「かしこまりました。申し伝えます。」
社内に同じ名字の人が複数いるとき 「何人かいますが、どの〇ですか?」 「〇人おりますが、フルネームをご存じですか?」
担当者が席を離れているとき 「○○○が席にいないんですが…」 「○○○は席をはずしておりまして…」
不在だった担当者が戻ってきたとき 「あ、戻ってきたみたいなんで少しお待ちください。」 「戻ってまいりましたので、少々お待ちください。」
相手の名前が聞き取れなかった 「もう一度言ってもらえますか?」
  • 「申し訳ありませんが、もう一度お聞かせいただけませんか?」
  • 「恐れ入りますが、もう一度お聞かせいただけませんでしょうか?」
携帯電話にかける、うける
相手の名刺に携帯番号が印刷されているとき 「では何かありましたら携帯にご連絡します」 「ご連絡は、携帯電話にさしあげてもよろしいでしょうか」
相手の携帯に仕事の電話をかけるとき 「○○の件ですが、いただいた資料のことで伺いたいのですが」 「○○の件ですが、いまお話ししてもよろしいでしょうか
私有の携帯電話の番号を聞かれたが教えたくないとき 「携帯は、プライベート用なので」 「連絡には社の電話を使うことになっておりまして」
担当者は外出中。「担当者の携帯番号を教えて」と言われたとき(1) 「はい、090-1234-5678です。よろしくお願いいたします」 「こちらで連絡をとり、折り返しご連絡いたします」
担当者は外出中。「担当者の携帯番号を教えて」と言われたとき(2) 「社外のかたには教えてはいけないと言われております」 「弊社の規則で、お教えできないことになっております」
勧誘、営業のセールス電話への対応
最初にきっぱり断るとき 「すいませんが、そういう電話は断ってるんで…。」 「申し訳ありませんが、仕事中ですので失礼します。」
その勧誘や商品は不要だと断るとき(1) 「いりません」 「いまは間に合っておりますので結構です」
その勧誘や商品は不要だと断るとき(2) 「別の会社の品を使っていますので」 「現在は、他社様との契約がございまして」
その勧誘や商品は不要だと断るとき(3) 「買うところが決まっていますので」 「本社からの指示で、発注先が定められていますので」
取引先かどうかわからない相手から電話がかかってきたとき 「課長、○○社の××様からお電話です」 「課長、○○社の××様というかたですがご存じですか」
「外出中」と答えたが、その後もかかってくるとき 「外出中で、いつ戻るかわかりませんよ」 「折り返しお電話いたしますので」
繰り返しかかってくる電話を断るとき 「何度もかかってきて、迷惑です」 「いっさいお断りするようにと上から言われております」
クレーム電話への対応
クレーム電話を受けたとき 「私は担当ではないのでわかりません」 「責任を持って担当者に伝えます」
自社側のミスなのか判断がつかないとき 「異物が混入していたとのこと、申しわけありません」 「ご不快なお気持ちにさせて申しわけありません」
考えられない内容のクレームのとき 「そんなはずはありません」 「前例のないことですが」
「上の人にかわってよ」「社長を出せ」などと言われたとき 「社長は外出中です」 「担当の部署にまかされておりますので」
相手の話を聞き終わったとき 「わかりました」 「ご親切にお知らせいただきありがとうございます」
相手の勘違いだとわかったとき 「ご納得いただけましたか」 「今後とも弊社をよろしくお願いいたします」
まず電話で誤るとき 「○○の件ですが」 「電話でたいへん申し訳ございませんが」
顧客からのクレームにわびるとき 「申し訳ありません。」 「ご親切にご注意いただきまして・・・」
相手が不在の場合
相手が不在で伝言を頼むとき 「頼み事をしてすみませんが」 「お使い立てして恐縮ですが」
折り返し電話をもらうとき 「松本さんは、私の電話番号をご存じですので」 「念のため電話番号を申し上げます」
相手が不在で、あらためてかけ直すとき 「何度か電話しているんですが、〇〇さんはいらっしゃいますか。」 「〇〇さんはお戻りでしょうか。」
留守番電話にメッセージを入れるとき 「○○ですけど、折り返し電話ください。」
  • 「○○と申しますが、改めてお電話します。」
  • 「○○と申しますが、改めてお電話させていただきます。」
相手が外出で不在と言われたとき 「何時だったらいますか?」
  • 「何時ごろお戻りになりますか?」
  • 「何時ごろお戻りになるでしょうか?」
相手が出張中と言われたとき 「いつ帰ってきますか?」
  • 「いつごろお帰りになりますか?」
  • 「いつごろお帰りになるでしょうか??」
相手が戻る時間や日にちを聞いた 「だったらそのとき改めて電話します。」
  • 「お戻りになる日に改めてお電話します。」
  • 「お戻りになる日に改めてお電話させていただきます。」
電話で依頼・お礼・謝罪をする
打ち合わせの日程を変更したい 「打ち合わせしたいんですが、いつなら空いてます?」
  • 「打ち合わせをお願いしたいのですが、ご都合のよい日を教えていただけますか?」
  • 「打ち合わせをお願いしたいのですが、ご都合のよい日をお教えいただけますでしょうか?」
相手から日程の希望があった 「じゃあその日にそちらへ行きますね。」
  • 「それでは〇日○時にそちらにまいります。」
  • 「それでは〇日〇時にそちらにうかがいます。」
確認、相談したいことがある 「〇〇の件で聞きたいんですが。」
  • 「〇〇○の件でお聞きしたいのですが。」
  • 「〇〇の件でうかがいたいのですが。」
お世話になったお礼を言う 「この間はありがとうございました。」 「先日はお世話になりありがとうございました。」
ミスしたことの謝罪をする 「手間をとらせてしまってすみませんでした。」
  • 「ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。」
  • 「ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。」
FAXの到着確認 「今送ったんですけど届いてますか?」
  • 「今お送りしましたが、お手元に届いていますでしょうか?」
  • 「ただいまお送りいたしましたが、お手元に届いておりますでしょうか?」
FAXがまだ届いていないと言われた 「じゃあもう一回送りますね。」
  • 「それでは再度お送りします。」
  • 「それでは再度お送りいたします。」
昨日送ったFAXに対する返事がなかった 「昨日FAXしたんですが届いてますよね?」
  • 「昨日FAXをお送りしましたが、届いていますでしょうか?」
  • 「昨日FAXをお送りいたしましたが、届いておりますでしょうか?」
メールを確認するよう伝言を頼む 「メール送るんでよろしくお伝えください。」
  • 「メールをご確認いただきたいとお伝えください。」
  • 「メールをご確認いただきたいとお伝えいただけますか?」
出先なのでこちらから連絡すると伝えてもらう 「ちょっと出先なんでこっちからかけ直しますと伝えてください。」
  • 「こちらからおかけ直ししますとお伝えください。」
  • 「こちらからおかけ直しいたしますとお伝えいただけますか?」
至急折り返しの電話が欲しいと伝える 「急いでるんですぐ電話くださいって言ってもらえます?」
  • 「至急お知らせしたいことがございますので、お電話くださるようお伝えいただけますか?」
  • 「至急お知らせしたいことがございますので、お電話くださるようお伝えいただけませんか?」
伝言の内容を確認する 「内容わかっていただけてます?」
  • 「以上、〇〇の件、よろしくお伝えください。」
  • 「以上、〇〇の件、よろしくお伝えくださいますようお願いいたします。」
伝言を頼んだ人の名前を尋ねる 「ところでどちら様でしょうか?」
  • 「失礼ですが…」
  • 「失礼でございますが…」
相手の社名がわからないとき 「どちらの○〇さんですか?」
  • 「失礼ですが、どちらの〇○様でしょうか?」/li>
  • 「 恐れ入りますが、どちらの〇〇様でいらっしゃいますか?」
間違い電話
間違い電話をかけたとき 「間違いました。(ガチャッ)」 「失礼しました。番号を間違えたようです」
間違い電話がかかってきたとき(1) 「弊社ではありません。(ガチャッ)」 「失礼ですが、何番におかけですか」
間違い電話がかかってきたとき(2) 「どちらにおかけですか?」
  • 「どちらにおかけでしょうか?」
  • 「お間違えのようでございます。」
電話の切り方
自分からかけた電話を切るとき 「では、そういうことで(ガチャッ)」 「それでは失礼いたします(…プツッ)」
クレームや苦情の電話を切るとき 「失礼いたします」 「貴重なご意見をありがとうございました」
長引いている電話を切りたいとき 「すみませんが、別の電話が入っていて」 「申しわけありませんが、外出しなくてはならない時間で」
長くなりそうな電話を打ち切る 「じゃあそろそろ…。」
  • 「改めてご連絡します。」
  • 「改めてご連絡いたします。」
電話を切る 「よろしく。」
  • 「よろしくお願いします。」
  • 「よろしくお願いいたします。」

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